Security
Ohsumiの
情報管理について。
「安全です」という言葉ではなく、具体的な管理の構造をお伝えするためのページです。各項目には、今の仕組みを書いています。仕組みが変わった時は、このページも更新します。
アクセス管理
誰が、どの情報にアクセスできるか。
認証方式
Google アカウントでログインします。Google が発行する本人確認の情報を、団体の Google Apps Script(GAS)が確かめます。ログインを端末に保存する時は、使っている間は14日ごとに延び、最長30日です。保存しない時は12時間です。
アカウント / ログイン
メンバーは団体の管理者が登録し、登録したメールアドレスの Google アカウントだけがログインできます。退会にすると、その時点でログインできなくなります。本人と管理者は「全端末でログアウト」できます。
役職・権限管理
役職の種類(最上位・管理者(制限なし/制限あり)・一般)と、役職ごとに見られるタブ・できる操作を決められます。人ごとに権限の例外を足すこともできます。許可の判断は団体の GAS が行い、画面には、その人ができる操作だけを出します。
タスク・PJの閲覧範囲
タスクには公開範囲(全員/幹部限定)があります。承認前のタスクは、管理者と、登録した人・担当者だけが見られます。制限ありの管理者は、担当プロジェクトの範囲を扱います。評価・1on1 などは、本人・上長など決められた人だけが見られます。
データ管理
データが、どこに、どのように扱われるか。
組織単位のデータ分離
団体ごとに、別の Google アカウント・スプレッドシート・GAS で動きます。団体どうしでデータを共有しません。
保存先
団体の Google アカウントの Google スプレッドシート(Google の環境)に保存します。画面は GitHub Pages から配信し、団体のデータは FSIF のサーバーを通りません。
データフロー
利用者の端末 → 団体の GAS(HTTPS)→ 団体のスプレッドシート の順に流れます。FSIF のレジストリが持つのは、団体の接続先・契約の状態などです。プランに応じて、個人を特定しない集計値を週1回 FSIF に送ります。
変更履歴 / 監査
タスクごとの変更の記録、承認・差し戻し・経費の承認の記録を残します。利用の状況(回数とエラーの件数。誰の操作かは記録しません)を確かめられます。データは毎日バックアップします。
責任範囲
誰が、何を管理するか。
FSIFが管理する範囲
画面と GAS のプログラム、レジストリ、更新の配布、不具合の対応を担います。
利用団体が管理する範囲
団体の Google アカウント(2段階認証の設定を含む)、メンバー・役職・権限、スプレッドシートを共有しないこと、GAS の更新を管理していただきます。
運用
問題が起きたとき、どう対応するか。
障害時の連絡
管理画面の「FSIF からのお知らせ」(緊急のものはメールでも)と、担当者へのメールでお知らせします。
インシデント対応
診断情報(個人情報を含みません)と受付番号で原因を調べます。必要な時は、FSIF が一部の機能を一時的に止めて影響を抑え、原因と対応をお知らせします。